Umowa najmu okazjonalnego – co powinna zawierać i jak ją zawrzeć?

Z tego artykułu dowiesz się o:

• Czym różni się najem okazjonalny od zwykłej umowy najmu i jakie dodatkowe zabezpieczenia otrzymuje właściciel,
• Kiedy potrzebny jest notariusz i które dokumenty można sporządzić w zwykłej formie pisemnej,
• Jak rozliczać kaucję i opłaty za media, aby prawidłowo określić obowiązki stron i podstawę opodatkowania.

Odsłuchaj artykuł:

Najem okazjonalny to umowa, w której najemca z góry poddaje się egzekucji przed notariuszem i wskazuje lokal, do którego się wyprowadzi. W zamian właściciel otrzymuje znacznie prostszą drogę do odzyskania mieszkania, ale tylko wtedy, gdy wszystkie wymagane formalności zostaną prawidłowo wykonane. Kluczowe znaczenie ma zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. Bez tego zgłoszenia pozostaje zwykły najem, mimo poniesionych kosztów u notariusza.

Najem okazjonalny a zwykła umowa najmu – kluczowe różnice

Zwykły najem podlega ustawie o ochronie praw lokatorów w całości, a ta chroni przede wszystkim lokatora. Przy najmie okazjonalnym, zgłoszonym w terminie, przepisów tej ustawy w większości nie stosuje się. Zostaje tylko wąski katalog wyjątków wskazany w art. 19e, między innymi definicje, obowiązek udostępnienia lokalu, część przesłanek wypowiedzenia i odszkodowanie za zajmowanie lokalu bez tytułu prawnego.

W praktyce oznacza to trzy realne różnice. Przy egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu najemcy nie przysługuje ani najem socjalny lokalu, ani pomieszczenie tymczasowe, bo wyłącza to art. 25d pkt 2. Nie działa też okres ochronny, który przy zwykłym najmie blokuje eksmisję od 1 listopada do 31 marca. Zamiast pozwu o eksmisję i procesu właściciel składa wniosek o klauzulę wykonalności do gotowego już aktu notarialnego, co skraca drogę do komornika.

Zawężony jest natomiast krąg wynajmujących. Umowę najmu okazjonalnego może zawrzeć wyłącznie właściciel będący osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Jeśli wynajmujesz w ramach firmy, właściwą konstrukcją jest najem instytucjonalny z rozdziału 2b ustawy, gdzie oświadczenie o poddaniu się egzekucji jest częścią samej umowy i nie wymaga wizyty u notariusza.

Co musi znaleźć się w umowie najmu okazjonalnego, żeby była ważna?

Umowa i każda jej zmiana wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Aneks ustalony przez telefon albo w mailu nie spełnia tego wymogu. Umowę zawierasz na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat, więc zapis o najmie na czas nieokreślony wyklucza tę konstrukcję już na starcie.

Poza tym umowa powinna zawierać:

• oznaczenie stron z numerami PESEL oraz dokładny adres lokalu,
• daty zawarcia umowy i rozpoczęcia najmu, bo od tej drugiej daty liczysz 14 dni na zgłoszenie,
• wysokość czynszu i zasady jego waloryzacji,
• sposób rozliczania mediów, czyli czy najemca płaci je bezpośrednio dostawcom, czy zwraca właścicielowi koszt na podstawie faktur,
• wysokość kaucji, która nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu według stawki z dnia zawarcia umowy,
• protokół zdawczo-odbiorczy ze stanem technicznym, wyposażeniem i odczytami liczników,
• opcjonalnie polisę OC najemcy, jeśli strony się na to umówią.

Kaucję zwracasz w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności z tytułu najmu i ewentualnych kosztów egzekucji.

Sposób rozliczania mediów wpisz jednoznacznie, bo ma to skutek podatkowy: opłaty, które najemca pokrywa bezpośrednio, nie są Twoim przychodem, a kwota all inclusive w całości wchodzi do podstawy ryczałtu.

Jakie oświadczenia i załączniki decydują o skuteczności umowy?

Sercem konstrukcji jest oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje się opróżnić lokal w terminie wskazanym w żądaniu właściciela. Podstawą jest art. 777 Kodeksu postępowania cywilnego, a bez tego dokumentu cała uproszczona procedura nie ma zastosowania.

Komplet, który powinieneś mieć w teczce:

• umowa najmu okazjonalnego na piśmie,
• notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i opróżnieniu lokalu,
• wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym zamieszka w razie wykonania egzekucji,
• oświadczenie właściciela tego lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających,
• potwierdzenie zgłoszenia umowy naczelnikowi urzędu skarbowego.

Warto znać jeszcze jeden mechanizm. Jeśli najemca w trakcie najmu straci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu, na przykład dlatego, że właściciel tego mieszkania je sprzedał, ma 21 dni od dowiedzenia się o tym na wskazanie nowego adresu i przedstawienie nowej zgody. Gdy tego nie zrobi, właściciel może wypowiedzieć umowę na piśmie z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia. Ten zapis warto powtórzyć w umowie, żeby najemca miał świadomość konsekwencji.

Które elementy wymagają formy notarialnej, a które nie?

Formy aktu notarialnego wymaga wyłącznie oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji. Sama umowa najmu, wskazanie lokalu zastępczego, protokół zdawczo-odbiorczy i zgłoszenie do urzędu skarbowego to zwykłe dokumenty pisemne. Notariusz nie musi uczestniczyć przy podpisywaniu całej umowy, ponieważ oświadczenie składa najemca.

Dwa dokumenty stoją pośrodku. Zgoda właściciela lokalu zastępczego domyślnie ma formę pisemną, ale na żądanie wynajmującego załącza się ją z podpisem notarialnie poświadczonym. Warto tego wymagać, bo poświadczony podpis ogranicza późniejsze spory o autentyczność zgody, a kosztuje niewiele.

Drugim dokumentem jest żądanie opróżnienia lokalu, które musi mieć podpis właściciela urzędowo poświadczony. Poświadczyć go może notariusz, ale nie tylko on, więc nie należy zakładać, że jedyna droga prowadzi do kancelarii notarialnej.

Ile dni na zgłoszenie do Urzędu Skarbowego i co grozi za zwłokę?

Masz 14 dni, licząc od dnia rozpoczęcia najmu, a nie od daty podpisania umowy ani od wizyty u notariusza. Jeśli umowę podpisujesz 1 maja, a najem startuje 15 maja, termin biegnie od 15 maja.

Zgłoszenie składasz naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela, a nie ze względu na położenie mieszkania. Możesz mieszkać w Krakowie i wynajmować lokal w Gdańsku – zgłoszenie kierujesz do właściwego urzędu ze względu na swoje miejsce zamieszkania. Na żądanie najemcy musisz okazać potwierdzenie tego zgłoszenia.

Konsekwencja spóźnienia jest jedna, ale kosztowna. Umowa pozostaje ważna, natomiast właściciel traci uproszczoną ścieżkę egzekucji przewidzianą dla najmu okazjonalnego. Znaczy to, że nie stosuje się art. 19c i art. 19d ustawy oraz art. 1046 § 4(1) Kodeksu postępowania cywilnego. Właściciel wraca więc do standardowej drogi dochodzenia opróżnienia lokalu.

Akt notarialny pozostaje wówczas bez praktycznego zastosowania w ramach uproszczonej procedury, a właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia standardowego postępowania.

Pamiętaj o przedłużeniach. Zawarcie nowej umowy po upływie poprzedniej to nowy najem i nowy czternastodniowy termin. Zgłoszenie z art. 19b nie jest przy tym zawiadomieniem o formie opodatkowania. Najem prywatny rozlicza się ryczałtem, według stawki 8,5% do 100 000 zł przychodu w roku i 12,5% od nadwyżki.

Koszty zawarcia umowy – taksa notarialna i pozostałe opłaty

Taksa za oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji jest limitowana ustawowo do jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przy minimalnym wynagrodzeniu 4 806 zł w 2026 r. daje to maksymalnie 480,60 zł netto, czyli około 591 zł po doliczeniu 23% VAT.

Limit nie zależy od wysokości czynszu, więc oświadczenie przy apartamencie za 12 000 zł miesięcznie kosztuje tyle samo co przy kawalerce. Wiele kancelarii stosuje stawki niższe od maksymalnej.

Poza taksą zapłacisz za wypisy aktu, maksymalnie 6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę, i ewentualnie za poświadczenie podpisu właściciela lokalu zastępczego. Te pozycje nie wchodzą do ustawowego limitu, więc pełny pakiet dokumentów mieści się zwykle w przedziale 400–700 zł brutto, w zależności od długości aktu i liczby egzemplarzy.

Przepisy nie wskazują, kto ponosi ten koszt. Na rynku spotkasz wszystkie warianty: płaci najemca jako strona składająca oświadczenie, płaci właściciel, bo to on ma interes w zabezpieczeniu, albo strony dzielą kwotę po połowie. Ustal to przed wizytą u notariusza i wpisz do umowy, aby uniknąć nieporozumień.

Wypowiedzenie i egzekucja obowiązku opróżnienia lokalu

Umowa wygasa po upływie okresu, na jaki ją zawarto albo po upływie terminu wypowiedzenia. Jeśli najemca nie wydaje mieszkania, procedura wygląda tak:

1. Doręczasz najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu z podpisem urzędowo poświadczonym. Zachowaj dowód doręczenia albo dowód wysłania przesyłką poleconą.
2. W żądaniu wskazujesz termin na opróżnienie, nie krótszy niż 7 dni od doręczenia pisma.
3. Po bezskutecznym upływie terminu składasz do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Do wniosku dołączasz żądanie z dowodem doręczenia, dokument potwierdzający Twój tytuł prawny do lokalu i potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.
4. Z aktem opatrzonym klauzulą wykonalności idziesz do komornika, który przeprowadza egzekucję obowiązku opróżnienia lokalu.

Sąd na tym etapie nie przeprowadza klasycznego procesu eksmisyjnego. Sprawdza przede wszystkim spełnienie wymaganych formalności, dlatego kompletność dokumentacji ma kluczowe znaczenie.

Najczęstsze problemy mogą wynikać między innymi z braku potwierdzenia zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego lub nieprawidłowo sporządzonego żądania opróżnienia lokalu.

Zanim jednak dojdzie do dokumentów, sprawdź najemcę. Zaświadczenie o zatrudnieniu, wyciąg z konta za trzy miesiące albo PIT za poprzedni rok mogą pomóc ograniczyć ryzyko problemów z płatnościami. Najem okazjonalny jest narzędziem awaryjnym i najlepiej, gdy nigdy nie trzeba go używać.

Jeśli szukasz mieszkania lub domu do wynajęcia albo chcesz sprawdzić, jak wyglądają stawki czynszu w Twojej okolicy, oferty wynajmu z całej Polski znajdziesz na tabelaofert.pl.

FAQ

Czy umowa najmu okazjonalnego musi być podpisana u notariusza?

Nie. Notariusz sporządza wyłącznie oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji. Samą umowę zawierasz w zwykłej formie pisemnej, która jednak jest wymagana pod rygorem nieważności.

Co się stanie, jeśli spóźnię się ze zgłoszeniem do Urzędu Skarbowego?

Umowa nadal obowiązuje, ale właściciel traci szczególne uprawnienia związane z najmem okazjonalnym. W konsekwencji do odzyskania lokalu może być konieczne skorzystanie ze zwykłej drogi sądowej.

Ile maksymalnie może wynosić kaucja?

Sześciokrotność miesięcznego czynszu, liczona według stawki obowiązującej w dniu zawarcia umowy. Kaucję należy zwrócić w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności przysługujących właścicielowi.

Ile czasu ma właściciel na zgłoszenie najmu okazjonalnego?

14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Nie jest to 14 dni od podpisania umowy, jeśli strony ustaliły późniejszą datę rozpoczęcia najmu.

Czy najemca musi wskazać lokal, do którego może się wyprowadzić?

Tak. Wymagane jest wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie wykonania egzekucji, a właściciel tego lokalu powinien złożyć oświadczenie o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających.

Czy właściciel mieszkania może samodzielnie eksmitować najemcę?

Nie. Najem okazjonalny nie oznacza możliwości samodzielnego usunięcia lokatora z mieszkania. Jeśli najemca nie chce się wyprowadzić, właściciel musi przejść przewidzianą prawem procedurę, a następnie może skierować sprawę do komornika.

Czy przedsiębiorca może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego?

Najem okazjonalny jest przeznaczony dla osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Przedsiębiorca prowadzący działalność w tym zakresie powinien korzystać z konstrukcji najmu instytucjonalnego.

Podsumowanie

Najem okazjonalny zapewnia właścicielowi mieszkania znacznie prostszą drogę do odzyskania lokalu, jeśli najemca po zakończeniu umowy nie chce się wyprowadzić. Aby jednak skorzystać z uproszczonej procedury, trzeba spełnić kilka warunków, w tym zawrzeć umowę na czas oznaczony, uzyskać notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji, wskazać lokal zastępczy oraz zgłosić umowę do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. Brak zgłoszenia w terminie oznacza utratę najważniejszych przywilejów najmu okazjonalnego.