Jeśli w ramach działalności gospodarczej świadczysz usługi najmu lub dzierżawy, możesz zminimalizować nakład pracy związany z koniecznością wielokrotnego wystawiania faktur VAT
Ustal roczny okres rozliczeniowy, wystawiaj faktury jednorazowo, a przychód podatkowy wykazuj na koniec roku.
Przychód na specjalnych zasadach
W wypadku usług rozliczanych w okresach rozliczeniowych przychód z działalności gospodarczej wykazuje się na specjalnych zasadach, tj. w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej jednak niż raz w roku (art. 12 ust. 3c ustawy o CIT, art. 14 ust. 1e ustawy o PIT). Nie stosuje się ogólnej reguły, zgodnie z którą przychód powstaje w dniu wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż w dniu wystawienia faktury albo uregulowania należności (art. 12 ust. 3a ustawy o CIT, art. 14 ust. 1c ustawy o PIT).
Przykład
Alfa spółka z o.o. podpisała trzyletnią umowę najmu na lata 2009 – 2011. Zgodnie z umową czynsz najmu za cały ten okres został opłacony z góry na podstawie wystawionej faktury w styczniu 2009 r. Kiedy w takiej sytuacji powstaje przychód dla celów podatku dochodowego?
Nie stosuje się w tym wypadku przepisu szczególnego dotyczącego usług rozliczanych w okresach rozliczeniowych, bo mamy tu do czynienia z jednym trzyletnim okresem rozliczeniowym. Organy podatkowe twierdzą, że przychód podatkowy powstaje w dniu wystawienia faktury za cały okres najmu (zob. interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 22 stycznia 2008 r., ILPB3/423-179/07-2/EK). Przy takiej konstrukcji umowy najmu Alfa przyspiesza moment powstania przychodu i zapłaty podatku.
Przykład
Gamma spółka z o.o. rozlicza czynsz dzierżawny w okresach rocznych z góry na początku roku. W księgach rachunkowych czynsz zafakturowany z góry ewidencjonuje na koncie dotyczącym rozliczeń międzyokresowych przychodów i odpisuje w przychody operacyjne proporcjonalnie co miesiąc część czynszu wykazanego na fakturze. Dla celów podatkowych Gamma może wykazać przychód w ostatnim dniu przyjętego okresu rozliczeniowego, czyli na koniec roku (tak też np. interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 9 kwietnia 2008 r., IBPB3/ 423-283/08/AP, interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 14 listopada 2008 r., IPPB3/ 423-1170/08-2/ECH).
Przykład
Beta spółka z o.o. zawarła dwuletnią umowę najmu, w której ustaliła z najemcą czynsz najmu w wysokości miesięcznej (miesięczny okres rozliczeniowy). Jednocześnie w umowie najmu strony uzgodniły, że czynsz zostanie zapłacony z góry za cały okres najmu. Ponieważ w umowie strony ustaliły miesięczny okres rozliczeniowy, to moment powstania przychodu należy ustalić zgodnie z art. 12 ust. 3c ustawy o CIT. Oznacza to, że mimo zapłaty czynszu z góry za cały okres najmu Beta może wykazać dochód do opodatkowania na koniec każdego miesiąca w wysokości należnej za każdy miesiąc (tak np. interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 lutego 2009 r., ILPB3/423-754/08-3/DS).
Można uniknąć papierkowej roboty
Wybór krótkich okresów rozliczeniowych jest kłopotliwy, choćby ze względu na konieczność comiesięcznego wystawiania faktur, zwłaszcza gdy jest wielu najemców. Stąd zwykle można zalecać ustalenie z najemcami dłuższych okresów rozliczeniowych, np. rocznych. Na fakturze mogłyby być wyszczególnione rozłożone w czasie terminy płatności poszczególnych rat czynszowych.
Przykład
Sigma spółka z o.o., będąca właścicielem biurowca, ustaliła z najemcami roczny okres rozliczenia czynszu najmu odpowiadający rokowi kalendarzowemu. Sigma wystawia faktury VAT z góry za cały okres, jednak określa miesięczne terminy płatności poszczególnych rat czynszu. Raty czynszu nie są przychodem podatkowym w dacie ich otrzymania. Przychód z najmu powstaje na koniec roku kalendarzowego.
VAT też płacony w ratach
Z kolei obowiązek podatkowy w VAT z tytułu świadczenia usług najmu (dzierżawy, leasingu) powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze (art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o VAT). Nie będzie zatem konieczna zapłata całości podatku VAT (za cały rok) w momencie wystawienia faktury. Jeśli wynajmujący otrzyma zapłatę za dany miesiąc (zgodnie z terminem płatności), obowiązek odprowadzenia należnego VAT do urzędu skarbowego powstanie w rozliczeniu za miesiąc, w którym wpłynie płatność. Natomiast gdyby wynajmujący nie otrzymał zapłaty czynszu przed wyznaczonym terminem, to obowiązek wykazania podatku VAT z tytułu najmu powstanie z upływem terminu płatności określonego na fakturze lub w umowie w stosunku do tej kwoty.
Faktura wystawiona przed terminem
Rozwiązanie to nie jest jednak całkowicie wolne od ryzyka. Przepisy dotyczące terminów wystawiania faktur przewidują bowiem, że m.in. z tytułu usług najmu podatnik powinien wystawić fakturę nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego. Faktura z tytułu najmu nie może być jednak wystawiona wcześniej niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego (§ 11 ust. 1 i 2 rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie wystawiania faktur). Wystawienie przez wynajmującego faktury za cały rok kalendarzowy, ale z comiesięcznymi terminami płatności może skutkować tym, że organy podatkowe uznają ją za wystawioną przedwcześnie, gdyż obowiązek podatkowy w stosunku do większej części należności z tytułu najmu (dzierżawy) powstawałby po 30 dniach od daty wystawienia faktury.
Ponieważ przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa do odliczenia od posiadania faktury wystawionej w ustawowo przewidzianym terminie, to wydaje się, że konsekwencją przedwczesnego wystawienia faktury za najem mogą być co najwyżej sankcje karnoskarbowe. Zgodnie bowiem z art. 62 § 1 kodeksu karnego skarbowego kto wbrew obowiązkowi wystawia faktury za wykonanie świadczenia w sposób wadliwy, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.
Natomiast nabywca usługi najmu (dzierżawy), który otrzymał fakturę z tytułu najmu z góry za cały rok, ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z niej wynikającego w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał tę fakturę albo w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 10 – 11 ustawy o VAT). W przypadku faktur wystawionych z tytułu usług najmu (dzierżawy) przepisy nie uzależniają prawa do odliczenia VAT naliczonego od wykonania usługi (art. 86 ust. 12 ustawy o VAT).
Autorzy są doradcami podatkowymi w Roedl, Jamroży, Majchrowicz-Bączyk, Smagowicz-Tokarz Kancelaria Prawna sp.k.
